Умный офис

Мобильный офис. Виртуальный офис.
Пришло время, когда многим людям уже не надо каждый день ездить на работу. Трудиться дома или в командировке им позволяют системы "мобильный офис".

Понятие "мобильный", или "виртуальный", офис стало активно употребляться на Западе в конце 90-х, когда телекоммуникационные и компьютерные технологии достигли такого уровня развития, что дали возможность сотрудникам компаний полноценно работать, не присутствуя физически на рабочем месте.

За последние несколько лет технологии мобильного офиса получили весьма широкое распространение. Например, в США и странах Западной Европы появилось даже специальное понятие — "мобильный менеджер". Оно подразумевает, что сотрудник, будучи неотъемлемой частью коллектива, появляется на рабочем месте крайне редко, иногда всего один-два раза в месяц. В остальное время он трудится "в полях" — разъезжает по клиентам, партнерам или просто работает дома, чтобы, сосредоточившись, написать какой-нибудь важный отчет.

Преимущества мобильного офиса для компании очевидны. Прежде всего это существенная экономия на аренде помещений. При высоких ставках на недвижимость компании вовсе не обязательно предоставлять каждому сотруднику рабочее место в дорогостоящем бизнес-центре: некоторые из них вполне могут трудиться дома. Другое неоспоримое преимущество — взаимодействие с сотрудником, когда тот находится в командировке. Ведь, уезжая в деловую поездку даже за тысячи километров, он теперь не отрезан от рабочего процесса компании, а участвует в нем на расстоянии.

Число "мобильных" работников растет год от года, компания Strategy Analytics даже прогнозирует, что к 2008 году "мобильных" менеджеров в мире будет уже 140 млн человек — численность, сопоставимая с населением России!

Что касается самой России, то и здесь число "мобильных" работников неуклонно растет. Как рассказал "Эксперту" Дмитрий Курашов, директор компании "Фаматек" — одного из крупнейших отечественных производителей программного обеспечения для мобильных офисов, только за последний год число клиентов фирмы возросло вдвое, сейчас в стране насчитывается порядка 100 тыс. легальных пользователей систем мобильных офисов от "Фаматек". "Нелегалов" же, по словам представителей компании, может быть вдвое больше.

Как и на Западе, в России распространена практика, когда работник вообще не имеет постоянного рабочего места. Во многих офисах (прежде всего в российских отделениях крупных международных компаний — IBM, PricewaterhouseCoopers, Nestle) некоторым сотрудникам полагаются не постоянные рабочие столы, а лишь передвижные тумбы на колесиках. Приходя в офис, такой сотрудник придвигает свою тумбу к свободному рабочему столу и, если нужно, работает за ним какое-то время.

"Некоторым нашим сотрудникам необязательно постоянно присутствовать в офисе. Они ездят к заказчикам, встречаются с клиентами, — рассказывает Александр Буйдов, заместитель генерального директора компании "Крок". — Когда изредка они приходят на работу, то занимают свободные столы, а так — преимущественно работают вне офиса. Это выгодно компании. Во-первых, экономим офисные помещения, во-вторых, наш сотрудник всегда участвует в работе фирмы, где бы он ни находился".

Спасительные туннели.

Сделать так, чтобы работник, находясь вне офиса, постоянно оставался частью трудового коллектива, позволяют последние достижения информационных технологий. Прежде всего это возможность мобильного доступа к корпоративной базе данных предприятия. Сегодня обеспечить доступ к ней даже с противоположной точки земного шара — технически несложная задача. Для ее решения даже не обязательно обращаться к крупному интегратору IT-решений, сделать это способна и небольшая IT-служба самой фирмы.

Дело в том, что самые распространенные операционные системы (Windows, Linux) уже предполагают возможность использования удаленного доступа: по сути, нужно только правильно настроить такую опцию. Удаленный доступ к базе данных предприятия осуществляется через интернет. Сотрудник компании, находясь дома, в гостиничном номере или в аэропорту с ноутбуком, получив доступ в мировую киберпаутину, пользуется стандартной программой Internet Explorer, в адресной строке которой он просто набирает нужный адрес. Затем вводит пароль и в считанные секунды оказывается в корпоративной базе своей фирмы — здесь он может посмотреть, скажем, сколько товара осталось на складе и сколько уже продано, прочитать сообщения, рассылаемые по внутренней сети.

Ключевым моментом в системе такого доступа является не ее техническая сложность, а вопросы безопасности. Ведь компания, подключив свои информационные ресурсы к интернету, рискует, что в ее базы данных могут попасть не только собственные сотрудники, но и конкуренты, мошенники. Поэтому при налаживании систем удаленного доступа в обязательном порядке используются различные технологии защиты. Одна из самых распространенных — "туннелирование": в интернете создается виртуальный "туннель", по которому безопасно перетекает корпоративная информация.

Один из вариантов подобных решений — технология VPN (Virtual Private Network), которая за последние пару лет получила крайне широкое распространение. Суть ее состоит в том, что на все компьютеры и серверы устанавливается специальная система, которая шифрует всю исходящую и расшифровывает всю входящую информацию. Благодаря системам VPN постороннему крайне сложно получить доступ к информации компании.

Помимо шифрования передаваемой информации компании все активнее используют и другие способы защиты в системах мобильных офисов. "Компании, в том числе и в России, хорошо понимают, как важно защищать информацию при передаче на расстояния, — говорит Денис Зенкин, директор по маркетингу российской компании InfoWatch, специализирующейся на информационной безопасности. — Надежная защита конфиденциальных данных в мобильном офисе — это многоуровневый контроль всех каналов передачи и хранения данных. Например, популярны системы авторизации, когда сотрудник получает доступ к базе данных лишь после того, как укажет ряд сложных паролей, применит специальные флеш-ключи безопасности или даже идентифицирует свою личность с помощью биометрических данных, например отпечатков пальцев, которые сканирует специальное устройство. Большой спрос наблюдается и на системы предотвращения утечек информации — это специализированное программное обеспечение, которое контролирует работу уже авторизованного пользователя, анализирует его деятельность в корпоративной базе данных и следит за тем, чтобы он получал доступ только к той информации, пользоваться которой имеет право".

Сотовый доступ.

Широкому распространению мобильных офисов способствует и развитие телекоммуникационных решений. Прежде всего речь идет о мобильной связи, которая позволяет, включив переносной компьютер чуть ли не в чистом поле, отправлять и получать большие объемы данных. Сегодня практически у всех операторов сотовой связи есть услуги подключения и передачи данных через интернет.

В стандарте сотовой связи GSM самый распространенный формат передачи данных GPRS позволяет обмениваться данными в России со скоростью 20 Кбит в секунду. Операторы уже несколько лет предлагают услуги мобильного офиса. Причем сейчас конкуренция заметно возросла: компании идут по пути максимального упрощения пользования подобными услугами.

Так, "Вымпелком", работающий под торговой маркой "Билайн", недавно начал предлагать мобильный доступ в интернет без использования мобильного телефона. Раньше, чтобы подключить, скажем, ноутбук к мобильному интернету, нужно было соединить компьютер со своим телефоном, причем предварительно на ноутбуке требовалось настроить программу для работы с телефоном, а на телефоне — установить настройки сети. В новом решении "Билайн", которое так и называется — "Мобильный офис", этого делать не нужно. Теперь, чтобы подключиться к корпоративным ресурсам и интернету с ноутбука, достаточно один раз установить программное обеспечение и вставить в ноутбук небольшую PCMCIA-карту. Причем эта карта позволяет пользователю выбирать, какой из технологий передачи данных пользоваться: GPRS (максимальная скорость — до 53,6 Кбит/сек.), EDGE (до 247,7 Кбит/сек.) или Wi-Fi (до 54 Мбит).

"Отличительная черта нашего предложения в том, что "Мобильный офис" максимально прост и удобен в использовании, — говорит Надежда Бражкина, менеджер проекта "Мобильный офис" компании "Вымпелком". — Пользователю теперь не надо думать о том, как настроить ноутбук и подключить к нему телефон. Достаточно купить готовый комплект, в который входят PCMCIA-карта для подключения к интернету, SIM-карта со специальным тарифом "GPRS Интернет", а также CD с уже настроенными программами и установками нашей сети. В общем, никаких проводов, долгого изучения технической документации и сложных настроек".

Стоимость комплекта "Мобильный офис" от "Билайн" — 299 долларов плюс гарантийный взнос (10 долларов) за подключение к тарифу. В дальнейшем пользователь оплачивает только стоимость трафика GPRS-интернет — 19 центов за 1 Мб и 26 центов за минуту работы в точках доступа Wi-Fi.

Развивают услуги передачи данных и операторы других стандартов сотовой связи. Например, компания SkyLink (стандарт CDMA) продвигает услугу, которая тоже называется "Мобильный офис". Герой одного из рекламных роликов едет в автомобиле и хвастается, что в любой момент может выйти в интернет и получать сведения из базы данных своей компании. Это соответствует действительности. С нынешней весны компания под маркой Sky Turbo начала развивать технологию 1хEVDO, которая позволяет в несколько раз увеличить скорость передачи данных — до 2,4 Мбит в секунду. Это значит, что, находясь где-нибудь на улице, в зоне покрытия сети сотовой связи, можно за десяток секунд переслать письмо со средним текстовым файлом или взять нужный документ из корпоративной базы данных. Сейчас в Московском регионе действует более ста базовых станций с поддержкой Sky Turbo, которые покрывают 70% территории Москвы и некоторые крупные города ближнего Подмосковья, а всю столицу обещают обеспечить такой сетью к лету.

Еще один посыл к развитию мобильных офисов — конвергенция в области мобильной и фиксированной связи. Процесс этот (специалисты называют его "умной телефонией") позволяет объединить в одно целое рабочий и мобильный телефоны сотрудника. Например, подобное решение с недавних пор на российском рынке предлагает международная компания Avaya. Она может оснастить мобильный телефон сотрудника компании специальным программным обеспечением, после чего его сотовая "трубка" будет интегрирована в корпоративную телефонную сеть. Тогда работнику может переводить звонки секретарь, а он будет легко дозваниваться по внутреннему корпоративному номеру коллеги.

"Часто для компании важно, чтобы тот или иной сотрудник был доступен в любое время по его рабочему номеру телефона. Но когда он просто вышел из кабинета или уехал в командировку, такое невозможно, — говорит специалист по телефонии российского представительства компании Avaya Георгий Санадзе. — Если же внедрить систему конвергенции, звонок поступит на рабочий телефон и либо автоматически, либо с помощью секретаря будет переведен на мобильный аппарат. Собеседник даже не заметит, что сотрудник фирмы находится не в офисе, а на другом конце страны".

Слышу и вижу.

Одной из важных составляющих виртуального офиса может стать и видеоконференцсвязь. По данным маркетинговых исследований, рынок услуг видеоконференцсвязи в России растет с каждым годом и сейчас составляет порядка 30 млн долларов в год. Причем на отечественном рынке подобных услуг все большую активность проявляют крупные международные компании, например такие ведущие поставщики оборудования для подобных систем, как Polycom и Tanberg.

"Человеку часто очень важно видеть того, с кем он говорит, — поясняет Дмитрий Иванников, региональный директор российского представительства Avaya. — А видеоконференцсвязь позволяет даже находящимся далеко друг от друга людям смотреть собеседнику в глаза. Поэтому на такие решения все больше заказчиков".

Этот тренд подтверждают и другие игроки рынка. "Для многих наших клиентов видеоконференцсвязь становится одним из ключевых элементов рабочего процесса, — говорит менеджер по развитию бизнеса российского подразделения Microsoft Business Solutions Эдуард Давиджан. — Например, в компании "Сладко" — производителя кондитерских изделий, по сути, нет единого офиса. И генеральный директор компании из Санкт-Петербурга каждое утро проводит видеосовещания со своими сотрудниками, которые работают дома в Москве или, скажем, в Екатеринбурге".

По словам специалистов, в немалой степени росту рынка видеоконференцсвязи в России способствует и то, что технологически ее внедрение не очень сложно — к компьютеру сотрудника добавляется веб-камера, интегрированная с соответствующим программным обеспечением. Более того, камера может быть состыкована и с мобильным компьютером, что позволит сотруднику фирмы наблюдать своих коллег даже в том случае, если он окажется за тридевять земель от офиса. Соответственно, "на виду" будет и он сам.

Активность в развитии систем мобильного офиса в России сейчас демонстрируют и разработчики комплексных автоматизированных решений. Они предлагают не только возможность наладить взаимодействие сотрудников вне офиса, но и перспективу создания целой автоматизированной системы подобной организации труда. Так, в последнее время создатели автоматизированных решений для предприятий практикуют такое понятие, как мобильные системы СRM (автоматизированные отношения с клиентами).

"В некоторых сферах бизнеса конкуренция настолько возросла, что без автоматизированных мобильных решений компаниям просто не выжить, — считает Антон Ноздрин, специалист по мобильным решениям компании SAP. — Среди наших клиентов много дистрибуторских компаний, поставляющих, к примеру, фармацевтические средства или алкоголь. Менеджеры таких фирм постоянно в командировках, и каждый день они должны составлять отчеты о проданном товаре, новых клиентских запросах и так далее. Если бы вся эта информация заполнялась на бумаге или под диктовку по телефону, то работа таких компаний попросту бы встала. А так — "мобильный" сотрудник подключает ноутбук к корпоративной базе данных, и вся его информация обрабатывается в автоматическом режиме. Сидящий в центральном офисе специалист к концу дня видит собранные от всех продавцов данные, которые, скажем, подытоживают общие объемы сбыта, а уже с утра система, например, может выдавать "мобильным" работникам сведения о том, какую продукцию и кому нужно доставить".

По мнению экспертов, системы мобильного офиса в ближайшее время будут развиваться очень динамично. Технологических факторов, сдерживающих этот процесс, становится все меньше. Скорее, в куда большей степени распространение таких систем начинают ограничивать причины психологические. "Инертность мышления руководителей многих российских компаний сейчас зачастую становится чуть ли не основным препятствием для создания мобильных офисов, — говорит Александр Буйдов из "Крока". — У начальников просто не укладывается в голове: как это — платить зарплату человеку, который не приходит на работу? И это несмотря на то, что для самой компании подчас гораздо выгоднее и рациональнее позволить работнику не ходить на службу".